வியாபாரத்தில் நல்ல தகவல்தொடர்பு நீங்கள் எவ்வாறு உணரப்படுகிறீர்கள் என்பதில் பெரிய வித்தியாசத்தை ஏற்படுத்தும். நீங்கள் ஒரு முறையான முன்மொழிவை கடிதம் வடிவில் அல்லது ஒரு வணிகக் கடிதமாக எழுதுகிறீர்களோ, சரியான வடிவமைப்பைப் பயன்படுத்தி உங்கள் கருத்துக்களை தெளிவாகவும் சுருக்கமாகவும் விளக்குவது உங்கள் பார்வையாளர்கள் உங்கள் கருத்துக்களைப் புரிந்துகொள்வதை உறுதிசெய்து அவற்றை சாதகமாகப் பார்ப்பதற்கான வாய்ப்பை அதிகரிக்கும்.
கடிதத்தை வடிவமைக்கவும்
கடிதத்தை சரியாக வடிவமைக்கவும். உங்கள் பெயர், முகவரி மற்றும் பிற தொடர்புத் தகவல்களைக் கொண்டு லெட்டர்ஹெட்டில் எழுதுங்கள். உங்களிடம் லெட்டர்ஹெட் இல்லையென்றால், கடிதத்தின் மேல் வலது மூலையில் உங்கள் பெயரையும் முகவரியையும் தட்டச்சு செய்க. பெறுநரின் பெயர் மற்றும் முகவரி உங்கள் முகவரியிலிருந்து மற்றும் இடது மூலையில் இரண்டு வரிகளாக இருக்க வேண்டும். தேதியை பெறுநரின் முகவரிக்கு அடியில் அல்லது பெறுநரின் முகவரிக்கு கீழே உள்ள வரியில் வலது பக்கத்தில் வைக்கவும்.
தேதிக்கு கீழே இடது பக்கத்தில் "மறு:" வரியை வைக்கவும். இந்த வரியில் கடிதத்தின் தலைப்பு பற்றிய தெளிவான, சுருக்கமான தகவல்கள் இருக்க வேண்டும். எடுத்துக்காட்டாக, நீங்கள் ஒரு திட்டத்தைப் பற்றி விவாதிக்கிறீர்கள் என்றால், இதுபோன்ற ஒன்றை எழுதுங்கள்: "மறு: கூட்டாட்சியை விரிவுபடுத்துவதற்கான திட்டம்."
பெறுநரை உரையாற்றவும்
பெறுநரின் சரியான தலைப்பைப் பயன்படுத்தி முறையான வாழ்த்துடன் உங்கள் கடிதத்தைத் தொடங்குங்கள். சரியான தலைப்புகளில் திரு, திருமதி மற்றும் டாக்டர் ஆகியோர் அடங்குவர். ஒரு பெண்ணை திருமதி அல்லது மிஸ் என்று உரையாற்ற வேண்டாம். வாழ்த்தைத் தொடர்ந்து ஒரு பெருங்குடல் இருக்க வேண்டும், இதனால் உங்கள் வாழ்த்து இதுபோல் தெரிகிறது: "அன்புள்ள டாக்டர் ஸ்மித்:"
பின்னணி விவரங்களை வழங்கவும்
முதல் பத்தியில் எந்த பின்னணி தகவலையும் வழங்கவும். எடுத்துக்காட்டாக, நீங்கள் ஒரு கூட்டத்தைப் பின்தொடர்கிறீர்கள் என்றால், கூட்டத்தின் தலைப்பை சுருக்கமாக விவாதிக்கவும். நீங்கள் ஒரு முன்மொழிவை சமர்ப்பித்தால், முதல் பத்தியில் திட்டத்தின் சுருக்கமான சுருக்கத்தை கொடுங்கள். இது உங்கள் பார்வையாளர்களுக்கு சிக்கலான திட்டங்களைப் புரிந்துகொள்ள உதவும்.
உங்கள் நோக்கத்தைக் கூறுங்கள்
உங்கள் கடிதத்தின் குறிக்கோளையும் நீங்கள் கோரிய அடுத்த செயலையும் தெளிவாகவும் சுருக்கமாகவும் கூறுங்கள். ஒரு முன்மொழிவை எழுதும்போது, கூடுதல் தகவல்களைச் சேர்க்காத தெளிவான விவரங்களை வழங்கவும். ஒரு வணிக ஏற்பாட்டிற்கான முன்மொழிவு, எடுத்துக்காட்டாக, திட்டத்தின் அடிப்படை விதிமுறைகளை வழங்க வேண்டும். உங்கள் திட்டத்தில் தொடர்புடைய புள்ளிவிவரங்கள் அல்லது உண்மைகளையும் நீங்கள் இணைக்க வேண்டும். திட்டங்கள் ஆராய்ச்சி அல்லது நிஜ உலக அனுபவத்தில் அடித்தளமாக இருக்கும்போது அவை வலுவானவை, மேலும் நிர்ப்பந்தமானவை.
பெறுநரிடமிருந்து பின்தொடர்வைக் கோருங்கள்
பணத்தைத் திரும்பப் பெறுதல் அல்லது காலக்கெடுவின் நீட்டிப்பு போன்ற பெறுநரிடமிருந்து குறிப்பிட்ட நடவடிக்கையை நீங்கள் கேட்கிறீர்கள் என்றால், இறுதி பத்தியில் இதைக் குறிப்பிடவும். இந்த திட்டம் பெறுநருக்கு ஏதேனும் சாத்தியமான நன்மைகளை வழங்கினால், இதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். ஒரு வணிகத்திலிருந்து பணத்தைத் திரும்பப்பெறக் கோரும் ஒருவர், இந்த பணத்தைத் திரும்பப் பெறுவது எதிர்காலத்தில் வணிகத்தை ஆதரிக்க ஊக்குவிக்கும் என்பதை வலியுறுத்தக்கூடும்.
கடிதத்தை மூடு
அந்த நபரின் கவனத்திற்கு நன்றி தெரிவித்ததன் மூலமும், ஏதேனும் கேள்விகள் இருந்தால் உங்களை தொடர்பு கொள்ளும்படி அவரை ஊக்குவிப்பதன் மூலமும் கடிதத்தை மூடு. கடிதம் "உண்மையுள்ள" அல்லது "உங்களுடையது உண்மையிலேயே" போன்ற ஒரு மதிப்பீட்டுடன் மூடப்பட வேண்டும். மதிப்புக்கு கீழே சில வரிகளைத் தட்டச்சு செய்து, தட்டச்சு செய்த பெயருக்கு மேலே உங்கள் பெயரை கையொப்பமிடுங்கள்.
ஆவணத்தை இணைக்கவும்
உங்கள் கடிதத்தில் எந்த துணை ஆவணங்களையும் சேர்க்கவும். உங்கள் கையொப்பத்தின் கீழே இடது பக்கத்தில் "உறைகள்:" எனத் தட்டச்சு செய்வதன் மூலம் இந்த இணைப்புகளைக் குறிக்கவும். இந்த வார்த்தையின் பின்னர் சேர்க்கப்பட்ட இணைப்புகளை பட்டியலிடுங்கள். ஏதேனும் எழுத்துப்பிழைகள், எழுத்து பிழைகள் அல்லது இலக்கண தவறுகளுக்கு உங்கள் கடிதத்தை சரிபார்த்துக் கொள்ளுங்கள்.
