கொள்முதல் ஆணை என்பது ஒரு சப்ளையருக்கும் வாங்குபவருக்கும் இடையில் சட்டப்பூர்வமாக பிணைக்கும் ஆவணம். வாங்குபவர் ஒரு குறிப்பிட்ட விலை புள்ளியில் வாங்க ஒப்புக் கொள்ளும் பொருட்களை இது விவரிக்கிறது. இது வாங்குபவருக்கான விநியோக தேதி மற்றும் கட்டண விதிமுறைகளையும் கோடிட்டுக் காட்டுகிறது. கொள்முதல் ஒழுங்கு கணினி அமைப்புகள் கொள்முதல் செயல்முறையை மிகவும் திறமையாக ஆக்கியுள்ளன, மேலும் சிறந்த சரக்கு மற்றும் கட்டண கண்காணிப்பை அனுமதிக்கின்றன.
கொள்முதல் ஆணைகளின் நோக்கங்கள்
ஒரு வாங்குபவர் கணக்கில் பொருட்கள் அல்லது சரக்குகளை வாங்க விரும்பும் போது கொள்முதல் ஆர்டர்கள் பொதுவாகப் பயன்படுத்தப்படுகின்றன. இதன் பொருள், சப்ளையர் வாங்குவதற்கு முன் வாங்கிய பொருட்களை வழங்குகிறார் அல்லது அனுப்புகிறார், கொள்முதல் ஆணை அதன் இடர் பாதுகாப்பாக செயல்படுகிறது. சட்டப் பாதுகாப்போடு, சரக்கு மேலாண்மை மற்றும் கட்டண கண்காணிப்பு இரண்டிலும் கொள்முதல் ஆர்டர்கள் குறிப்பிடத்தக்கவை. கொள்முதல் ஆர்டர்கள் சப்ளையர்கள் ஆர்டர் செய்யப்பட்ட சரக்குகளை அனுப்பப்பட்ட சரக்குகளுடன் ஒப்பிட்டு, துல்லியத்திற்காக உதவுகின்றன.
குறிப்பிட்ட ஆர்டர்களில் பணம் செலுத்தப்படும்போது அவை சப்ளையரை கண்காணிக்க அனுமதிக்கின்றன. வாங்குபவர்கள் பொருட்களின் சரியான நேரத்தில் ரசீது கண்காணிக்க அவர்கள் வைத்திருக்கும் ஆர்டர்களின் நகல்களை வைத்திருக்கிறார்கள்.
கொள்முதல் ஆணையை சமர்ப்பித்தல்
கொள்முதல் ஆணை வாங்குபவரால் தயாரிக்கப்படுகிறது, பெரும்பாலும் வாங்கும் துறை மூலம். இந்த செயல்முறை பொதுவாக மின்னணு மென்பொருள் அமைப்புகளைப் பயன்படுத்தி செய்யப்படுகிறது, இது சப்ளையருக்கு சிறந்த கண்காணிப்பு மற்றும் ஆர்டர்களை மின்னணு சமர்ப்பிக்க அனுமதிக்கிறது. கொள்முதல் ஆணை, அல்லது பிஓ, வழக்கமாக ஒரு பிஓ எண்ணை உள்ளடக்கியது, இது வாங்குதலுடன் ஏற்றுமதிகளை பொருத்துவதற்கு பயனுள்ளதாக இருக்கும்; ஒரு கப்பல் தேதி; பில்லிங் முகவரி; சேரும் முகவரி; மற்றும் கோரிக்கை உருப்படிகள், அளவுகள் மற்றும் விலை. மென்பொருள் நிரல்கள் பொதுவாக ஒவ்வொரு முக்கியமான தரவிற்கும் நுழைவு புலங்களைக் கொண்டுள்ளன; வாங்குபவர் ஆர்டரை செயலாக்குவதற்கும் அனுப்புவதற்கும் முன்னர் புலங்களில் நிரப்புகிறார்.
கொள்முதல் ஆர்டர் செயலாக்கம்
வாங்குபவர் ஆர்டரைச் சமர்ப்பித்தவுடன், ஒரு முன்னேற்ற கொள்முதல் உருவாக்கப்படுகிறது. ஆர்டர் செய்யப்பட்ட பொருட்கள் வாங்குபவரின் கிடங்கால் பெறப்படும் வரை ஆர்டரின் நிலை செயல்பாட்டில் உள்ளது. சரக்கு உடல் ரீதியாக பெறப்பட்டதும், அது பொதுவாக சரக்குகளாக ஸ்கேன் செய்யப்பட்டு சரியான கொள்முதல் வரிசையில் பொருந்துகிறது. கொள்முதல் ஆணை செயலாக்கப்பட்டதாக அல்லது கட்டணம் தேவை என குறிக்கப்பட்டுள்ளது.
வாங்குபவர் பணம் செலுத்தும் போது வாங்குவதற்கான அதன் பொறுப்பை நிறைவு செய்கிறார். கட்டணம் செலுத்துவதற்கான துல்லியமான கடனை உறுதிப்படுத்த, கட்டணம் PO எண் அல்லது நிறுவனத்தின் கணக்கு எண்ணைக் குறிக்க வேண்டும்.
கொள்முதல் ஆணைகளின் சப்ளையர் பயன்பாடு
ஆர்டர் பூர்த்தி மற்றும் கட்டண செயலாக்கத்திற்காக சப்ளையர்கள் கொள்முதல் ஆர்டர்களைப் பயன்படுத்துகின்றனர். ரசீது கிடைத்ததும், கொள்முதல் ஆணை பேக்கேஜிங் மற்றும் கப்பல் போக்குவரத்துக்கு வாங்கிய சரக்குகளை இழுக்கப் பயன்படுகிறது. சரக்கு இழுக்கப்பட்டதும், பொருட்களின் ஆர்டர்களின் அடிப்படையில் ஒரு விலைப்பட்டியல் தயாரிக்கப்பட்டு ஏற்றுமதிக்கு தயாரிக்கப்படுகிறது. தயாரிப்புகள் அனுப்பப்படும்போது, சப்ளையர் அதன் சரக்கு அமைப்பில் கப்பலை பதிவு செய்கிறார்.
கொள்முதல் ஆணை மின்னணு முறையில் தாக்கல் செய்யப்படுகிறது, காகித நகல்கள் பெரும்பாலும் தாக்கல் செய்யப்படுகின்றன. ஆர்டர் நிரப்பப்பட்ட அல்லது காத்திருக்கும் கட்டணம் என குறிக்கப்பட்டுள்ளது. முக்கியமான கட்டண நினைவூட்டல் தேதிகள் மற்றும் காலக்கெடுக்கள் அமைக்கப்பட்டன. நல்ல கட்டண கண்காணிப்பு மற்றும் கடன் கொள்கைகளை அமல்படுத்துவதற்கு சப்ளையருக்கு இது முக்கியம்.
