சாதாரண வணிகத்தின் போது, உங்கள் நிறுவனம் வாடிக்கையாளர்கள், விற்பனையாளர்கள், விற்பனை தடங்கள், ஊழியர்கள் மற்றும் பலவகையான நபர்களுடன் தொடர்புகொள்வதற்கு பலவிதமான கடிதங்களைப் பயன்படுத்த வேண்டும். அதிக டிஜிட்டல் உலகில் முறையான வணிகக் கடிதங்கள் ஓரளவு காலாவதியானதாகத் தோன்றினாலும், ஒரு கடிதத்தையும் பொருந்தக்கூடிய இணைப்புகளையும் எவ்வாறு ஒழுங்காக வடிவமைப்பது மற்றும் ஒன்றாக இணைப்பது என்பதை அறிவது நீங்களும் உங்கள் நிறுவனமும் ஒரு தொழில்முறை அமைப்பாக பார்க்கப்படுவதை உறுதி செய்யும்.
தெளிவான நோக்கத்தைக் கூறுங்கள்
உங்கள் வணிக கடிதத்தை எழுதும் போது உங்கள் நோக்கத்தை தெளிவாகக் கூறி, உங்கள் செய்தியை நீங்கள் இணைக்கும் பொருட்களுடன் நேரடியாக இணைக்கவும். உங்கள் நிறுவனத்தைப் பற்றிய தகவலுக்கான கோரிக்கையை நீங்கள் பின்தொடரலாம், ஒரு வருங்கால வாடிக்கையாளருக்கு உங்களை அறிமுகப்படுத்திக் கொள்ளலாம் அல்லது வணிக முன்மொழிவுடன் முதலீட்டாளரை அணுகலாம். நீங்கள் ஏன் எழுதுகிறீர்கள் என்று பெறுநருக்குத் தெரிந்தால், நீங்கள் அனுப்பும் இணைப்புகள் அதிக அர்த்தத்தைத் தரும், மேலும் உங்கள் கடிதத்தில் உள்ள தகவல்களின் லென்ஸ் மூலம் பார்க்கப்படும்.
இணைப்புகள் தொடர்ச்சியான ஈடுபாட்டை அழைக்கின்றன
- ஜீரணிக்கக்கூடிய தகவல்: மின்னஞ்சலின் வருகையுடன், டிஜிட்டல் நெடுஞ்சாலைகளைச் சுற்றியுள்ள தகவல்தொடர்பு அளவு மிகப்பெரியது. சராசரி தொழிலாளி ஒவ்வொரு நாளும் 100 முதல் 200 மின்னஞ்சல்களைப் பெறுகிறார், மேலும் ஒவ்வொன்றிலும் உள்ள அனைத்து தகவல்களையும் நிச்சயமாக ஜீரணிக்க முடியாது. அச்சிடப்பட்ட கடிதம் டிஜிட்டல் இன்பாக்ஸிலிருந்து தனித்து நின்று வாசகரின் கவனத்தை ஈர்க்கும். உங்கள் நிறுவனத்தைப் பற்றிய கூடுதல் தகவல்களைப் பெற அல்லது உங்கள் திட்டங்களுக்கு பதிலளிக்க உங்கள் இணைப்புகளைப் படிப்பதன் மூலம் முழுமையாக ஈடுபட உங்கள் வாசகரை அழைக்கவும்.
- பின்னூட்டம்: கடிதங்கள் ஒரு வகையான தகவல்தொடர்பு என்றாலும், அவை ஒருதலைப்பட்சமானவை. உங்கள் செய்தியை வழங்க உங்களுக்கு வாய்ப்பு உள்ளது, ஆனால் நீங்கள் எழுதும் நபரிடமிருந்து கருத்துக்களைப் பெறவில்லை. "உரையாடலின்" மறுபக்கத்தைக் கேட்க உறைகள் உங்களை அனுமதிக்கின்றன. திரும்பும் அஞ்சலட்டை, மின்னஞ்சல் அல்லது ஒரு படிவத்தை பூர்த்தி செய்வதன் மூலம் அவர்கள் பதிலைக் கேட்கிறார்கள், மேலும் உங்கள் செய்தி எவ்வளவு சிறப்பாகப் பெறப்பட்டது என்பதற்கான ஒரு யோசனையை உங்களுக்குத் தருகிறது.
இணைப்புகளின் எடுத்துக்காட்டுகள்
உங்கள் கடிதத்துடன் இணைக்கக்கூடிய விதிமுறைகள் எதுவும் இல்லை. இருப்பினும், உங்கள் நோக்கத்திற்கு அவசியமானவற்றை மட்டுமே அனுப்புங்கள். பெறுநரை அதிகப்படியான பொருள்களைக் கொண்டு அதிக சுமைகளை ஏற்ற வேண்டாம்; அவர்கள் அதைப் படிக்க வேண்டும், அதை நிராகரிக்க வேண்டாம். இணைப்புகளின் எடுத்துக்காட்டுகள் பின்வருமாறு:
- பிரசுரங்கள் - உங்கள் நிறுவனம், தயாரிப்புகள் அல்லது சேவைகள் பற்றிய தகவல்களைக் கொண்ட ஆவணங்கள்
- சட்ட ஆவணங்கள் - தனியுரிமைக் கொள்கை அறிக்கைகள், வெளியீட்டு படிவங்கள்
- ஏலத் தாள்கள் - விற்பனையாளர்கள் உங்கள் நிறுவனத்திற்கான வேலையைச் செய்வதற்கான விண்ணப்பங்கள்
- வரி படிவங்கள் - நீங்கள் கோப்பில் வைத்திருக்க வேண்டிய W-9 வரி ஆவணங்கள்
இணைப்புகளுக்கான கடிதத்தை வடிவமைத்தல்
ஒரு முறையான வணிகக் கடிதம் நீங்கள் ஆவணங்களை இணைக்கிறீர்கள் என்பதை வாசகருக்கு தெரியப்படுத்த வேண்டும். ஆவணங்களை பெயரால் குறிப்பிடுவது நல்லது, அவற்றுக்கு பதில் தேவைப்பட்டால், அதையும் குறிப்பிடவும். எடுத்துக்காட்டாக, "தயவுசெய்து பூர்த்தி செய்யப்பட்ட W-9 படிவத்தை டிசம்பர் 31 க்குள் எங்கள் அலுவலகத்திற்குத் திருப்பி விடுங்கள்." கூடுதலாக, உங்கள் கடிதத்தின் முடிவில், உங்கள் கையொப்பத்திற்கு கீழே இரண்டு வரிகள், பின்வரும் குறிப்புகளில் ஒன்றை உள்ளடக்கியது:
- இணைப்புகள் (2)
- Encl.: தயாரிப்பு சிற்றேடு (1), வாடிக்கையாளர் மதிப்புரைகள் (2)
- Enc.: W-9 படிவம்
கடந்த காலங்களில், இணைப்புகளைக் குறிப்பிடுவதற்கான நிலையான மொழி, "மூடப்பட்டிருக்கும், தயவுசெய்து கண்டுபிடி ..." என்ற சொற்றொடரை உள்ளடக்கியது. இருப்பினும், இந்த சொற்றொடர் பழமையானது மற்றும் பயன்பாட்டில் இல்லை. எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, நீங்கள் ஏற்கனவே உங்கள் வாசகரிடம் ஆவணங்களை இணைத்துள்ளீர்கள் என்று கூறியுள்ளீர்கள், எனவே அவற்றைக் கண்டுபிடிக்க அவர்கள் செல்லத் தேவையில்லை. வெறுமனே எழுதுகிறேன், "நான் இணைக்கிறேன் _____, "போதுமானதாக இருக்க வேண்டும்.
டிஜிட்டல் உலகில் இணைப்புகள்
இணையத்தில் ஏராளமான வணிக கடித தொடர்புகள் நடைபெறுவதால், உங்கள் வணிக கடிதம் எழுதுவது மின்னஞ்சல்களாகவே இருக்கலாம். இந்த வழக்கில், நீங்கள் மின்னணு முறையில் ஆவணங்களை இணைப்பீர்கள், மாற்றத்தை பிரதிபலிக்கும் வகையில் சொற்களை மாற்றலாம். ஆவணக் கோப்புகளை பொருத்தமான வடிவங்களிலும், தரவிறக்கம் செய்யக்கூடிய அளவுகளிலும் வைத்திருப்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.
அனுப்புவதற்கு முன் சரிபார்க்கவும்
அஞ்சல் செய்வதற்கு முன்னர் உங்கள் கடிதத்துடன் உங்கள் இணைப்புகளையும் செருகுவதை உறுதிசெய்க. இதேபோல், ஒரு மின்னஞ்சல் அனுப்பினால் உங்கள் ஆவணங்களை உண்மையில் இணைக்க வேண்டும். இந்த தவறைச் செய்வது எளிதானது என்றாலும், இந்த விவரத்தை நழுவச் செய்வது உங்கள் தொழில்முறை உருவத்தை சிதைத்து, விவரங்களுக்கு நீங்கள் கவனம் செலுத்தவில்லை என்ற எண்ணத்தை பெறுநருக்கு அளிக்கும்.
